فرایندهای مدیریت پروژه

شهرزاد یاوری

1395/07/27 مدیریت پروژه ساخت

پنج فرآیند اصلی مدیریت پروژه

1- آنچه باید انجام دهد به طور دقیق درک کند(آغاز)

2- در مورد نحوه انجام آن به طور دقیق تصمیم بگیرد(برنامه ریزی)

3- آن را انجام دهد(اجرا)

4- مطمئن شود که دقیقا انجام شده است(کنترل)

5- تایید نهایی آن را بگیرد.(اختتام)

تفسیر فرایند مدیریت پروژه

تهيه مستندات مفهومي اوليه پروژه و منشور پروژه
تعيين معيارهاي موفقيت پروژه
تعيين و ثبت محدوديت هاي پروژه
تعيين و ثبت فرضيات پروژه
انجام آناليز هزينه- سود

برنامه ریزی مهمترين فرآيند در مديريت پروژه است، برنامه ريزي شامل مشخص نمودن يك هدف خاص، تعيين اهداف و منابع مورد نياز براي انجام فعاليتهاي مربوطه و نحوه رسيدن به هدف، قبل از شروع پروژه است. با شروع اجرا برنامه ريزي متوقف نمي شود چرا كه طرح ها بايد بر طبق اطلاعات جديد تنظيم شود براي اجراي يك پروژه موفقيت آميز، بايد اطلاعات صحيح را در زمان مناسب، به افراد مناسب ارايه دهيد. كار گروهي اثر بخش است و ارتباطاط، بسيار مهم هستند. ممكن است، تيم پروژه آنقدر در پروژه اي مشغول شوند كه اعضاي آن متوجه نشوند كه از هزينه هاي برنامه ريزي شده فراتر رفته اند، يا از زمان بندي مورد نظر عقب افتاده اند و يا حتي از خصوصيات اوليه محصول فاصله گرفته اند. اين امر، دليلي براي كنترل و اجراي همزمان پروژه است. اتمام پروژه بسيار مهم است زيرا فقط زماني پروژه تمام مي شود كه آماده قبول پروژه ديگري باشيد و يا بتوانيد به فاز بعدي پروژه بپردازيد، اتمام پروژه مستلزم پايان پروژه و كسب تاييد نهايي آن است.

پنج مهارت لازم در مدیریت پروژه

مدیریت یک پروژه کار چالش برانگیزی است. اما اگر این 5 مهارت را به کار گیرید، در مسیر به موفقیت رساندن پروژه قرار می گیرید.

برنامه ریزی

هر مدیر پروژه باید یک برنامه ریز قوی شود. شما باید فعالیت های پروژه، منابع، تجهیزات و مصالح مورد نیاز آن را برنامه ریزی کنید. در ابتدای هر پروژه سریعاً یک برنامه زمان بندی تهیه کنید و پیشرفت پروژه را به صورت روزانه اندازه گیری کنید.
شما همچنین نیاز دارید کارهای هر هفته تیمتان را برنامه ریزی کرده و هر روز تکمیل فعالیت ها را کنترل کنید. کار شما ساده است، شما تیمتان را با ابلاغ کارها طبق برنامه تغذیه کرده و پیشرفت کار آنها را پیگیری و اندازه گیری می کنید. این همه چیزی است یک مدیر پروژه باید باشد.

الویت بندی

شما تنها کسی در پروژه هستید که باید در الویت بندی کارها خبره باشید. هر روز پرسنل شما در کشمکش الویت بندی کارهایشان هستند، زیرا همیشه کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن وجود دارد. کار شما تحویل دادن یک الویت بندی واضح از فعالیت ها به صورت هفتگی است تا آنها بتوانند کارهای روزانه شان را مدیریت کنند. این کار به افراد کمک میکند تا استرس کمتری داشته باشند و بهینه تر کار کنند. بدون اولویت بندی های واضح پروژه شما مانند یک کشتی بدون ناخدا خواهد بود. حرکت ناکارآمد در دریا بدون ذره ای جهت گیری حتی در ذهنتان!

تفویض

شما نمی توانید همه کارها را انجام دهید. شما باید توانایی انجام هر کاری را داشته باشید اما همیشه ساعات محدودی در طول روز وجود دارد. بنابراین شما باید یک تفویض کننده قوی شوید. اگر کارهایی بود که دیگران می توانستند آن را انجام دهند این کار را به آنها واگذار کنید. وظیفه شما این است که کشتی را در مسیر نگه دارید، نه اینکه موتور کشتی را اداره کنید! تفویض فعالیت های بسیار کوچک هم نیاز به توجه و پیگیری دارد. حتی اگر خودتان کاری را بهتر و سریعتر انجام می دهید آن را به تیمتان واگذار کنید. تنها زمانی که کسی برای انجام کاری وجود ندارد آن کار را واگذار نکنید. در این موارد اگر بودجه شما اجازه می دهد فرد دیگری را جهت انجام آن کار به تیم اضافه کنید. فراموش نکنید که شما نمی توانید همه کارها را انجام دهید.

رهبری

مدیر پروژه های بزرگ رهبران بزرگی هستند. آنها راه را مشخص می کنند، تیم را در مسیر هدایت می کنند، به تک تک افراد تیم انگیزه می دهند و آسایش آنها را تأمین می کنند. رهبران بزرگ می دانند چه چیزی به افرادشان انگیزه می دهد. آنها افراد را در پست هایی می گمارند که به آن علاقه دارند و به طور ذاتی در آن استعداد دارند. شنونده خوبی هستند و مواظب افرادشان هستند. برای روحیه دادن به تیم جهت نیل به موفقیت باید یک رهبر بزرگ باشید.

ارتباطات

به عنوان یک عضو تیم پروژه شما باید بدانید چه کارهایی کی و چگونه باید انجام شوند. اینجا جایی است که مهارت های ارتباطی مدیر پروژه نقش بازی می کند. شما باید به طور پیوسته اهداف، چهارچوب های زمانی و انتظارات خود را به افراد اطلاع دهید. علاوه بر این 5 مهارت بحث اخلاق در مدیریت پروژه یکی از مباحثی است که متاسفانه کمتر به آن پرداخته شده است. با این حال، اکثر سازمان‌ها و انجمن‌های معتبر کدهای اخلاقی خاصی را برای این منظور توسعه داده اند که از آن جمله می‌توان به کدهای اخلاقی انجمن مدیریت پروژه آمریکا -PMI اشاره کرد

انجمن مدیریت پروژه آمریکا آیین‌نامه اخلاق حرفه‌ای را در چهار حوزه تعریف کرده است:

١- مسئولیت‌پذیری: ما باید خود را مالک تصمیم‌هایی که گرفته‌ایم، تصمیم‌هایی که می‌بایست بگیریم و نگرفته‌ایم، کارهایی که کرده‌ایم و کارهایی که می‌بایست کرده باشیم و نکرده‌ایم و تبعات تمامی آن‌ها بدانیم.

٢- احترام: وظیفه ماست که برای خود، دیگران و منابعی که در اختیارمان قرار داده شده است احترام قائل باشیم.

٣- انصاف: وظیفه ماست که تصمیم‌گیری‌هایمان بی‌طرفانه و عینی باشند. اعمال ما باید عاری از علاقه‌های شخصی، پیش‌داوری و طرفداری باشد.

۴- صداقت: وظیفه داریم که حقیقت را بدانیم و آن را در گفته‌ها و اعمالمان مبنا قرار دهیم

منشور پروژه

يك سند واضح ومشخص است كه براي آغاز و ابلاغ رسمي پروژه مورد استفاده قرار مي گيرد. منشور پروژه اولین اقدام در مرحله آغازین پروژه است و فلسفه اصلی آن این است که همه بدانند چه پروژه‌ای با په مشخصاتی در سازمان شروع شده است. فلسفه اصلی آن هم ایجاد هماهنگی و همکلامی کل سازمان در اجرای پروژه مذکور است.

اهم موارد مندرج در منشور از دیدگاه PMBOK:

اهداف پروژه
اهداف جزیی قابل اندازه‌گیری پروژه و معیارهای پذیرش آن‌ها
نیازمندیهای سطح بالا
مفروضات و محدودیتها
توصیف کلان (سطح بالا) پروژه و حدود آن
ریسکهای سطح بالا
خلاصه مایلستونهای زمان‌بندی
خلاصه و سرفصلهای بودجه
لیست ذینفعان اصلی
نیازمندیهای توجیه و تایید پروژه (شرایط موفقیت پروژه، چه کسی تصمیم می‌گیرد که پروژه موفق بوده است، امضاهای مجاز در پروژه متعلق به چه کسانی است)
تعیین و تخصیص مدیر پروژه بهمراه مسئولیت ها و سطوح اختیارات وی
نام و اختیارات حامی پروژه (فردی که در سازمان مدیر پروژه را تعیین و حمایت می‌کند)

نمونه سرفصلهای یک منشور کامل

1. هدف پروژه (Project Goal)

2- اهداف قابل سنجش و معیارهای موفقیت پروژه (Project objectives)

3- دلایل انتخاب پروژه (Selection Criteria) (اهداف استراتژیک سازمان از انتخاب این پروژه):

4- الزامات سطح بالای پروژه (Product Requirements and Acceptance Criteria):

الف- الزامات ناشی از عوامل محیطی سازمانی

ب- الزمات ناشی از قرارداد و اسناد و مدارک اولیه

5- الزامات تصویب پروژه (چه چیزی موفقیت پروژه را تشکیل میدهد، چه کسی تصمیم میگیرد که پروژه موفق است و چه کسی پروژه را تصویب میکند)

6- توصیف سطح بالای پروژه (شرح مختصر پروژه) (Project Description)

مشاور طرح و دستگاه نظارت
کارفرما
نشانی محل اجرا
موقعیت و توصیف محل اجرا
برآورد تقریبی هزینه عملیات اجرایی پروژه (قیمت اولیه): ريال
نوع قرارداد: E P C EC PC EPC سایر...........
نحوه پرداخت صورت وضعيت: فهرست بها یا ليست قيمت (فهرست بهاي خاص) یا متر مربع زير بنا یا Lump sum
نوع پروژه: عمرانی غیر عمرانی
تاریخ عقد قرارداد: تاریخ عقد آن //می باشد.
وضعیت تعدیل: □ مشمول تعدیل می باشد □ مشمول تعدیل نمیباشد. شاخص مبنای پیمان بر اساس بخشنامه 173073/101 مورخ 15/9/82 معاونت برنامه ریزی و راهبردی کشور سه ماهه ... سال ... میباشد. نوع و تاریخ برگزاری مناقصه: مناقصه از نوع .... و تاریخ برگزاری آن ..... میباشد. مدت زمان قرارداد: .... ماه.

7- ریسکهای سطح بالای پروژه (High Risks):

8- زمانبندی خلاصه مایلستونها (Summary Milestones):

9- بودجه خلاصه ( Budget Summary):

10- انتصاب مدیر پروژه، مسوولیتها و اختیارات وی (Project Manager Authority Level): بدینوسیله آقای ...... به عنوان مدیر پروژه ...... انتخاب میشوند.

برنامه مدیریت پروژه

یعنی مستند سازي اقدامات ضروري براي توصيف ،آماده سازي،يكپارچه سازي و هماهنگي در تمامي برنامه هاي وابسته درون برنامه مديريت. برنامه مدیریت پروژه که به PMP معروف است البته با مدرک PMP اشتباه نگیرید بلکه منظور Project Management Plan است در اصل تعیین تکلیف برای Tailorin یعنی لباس استاندارد PMBOK را به اندازه تن پروژه خودمان در آوردن و نیز یکپارچگی برنامه‌های مدیریتی هر حوزه است. یعنی بومی‌سازی کردن. این اصطلاح از نظر PMBOK بدین معنی است که باید برای هر پروژه خاص عمق و چگونگی استفاده از فرایندها و اصول استاندارد، متناسب با شرایط و میزان اهمیت بخش‌های مختلف پروژه بومی‌سازی(Customized) یا خیاطی متناسب اندام پروژه شود. مثلا ممکن است برای یک پروژه کوچک توجیه زمانی و اقتصادی نداشته باشد که کلیه فرایندها و چهارچوبهای مربوط به حوزه‌های ۱۰ گانه استاندارد PMBOK تهیه شود. از اینرو در برنامه مدیریت پروژه، تکلیف این موارد روشن می‌شود.برخی از مهمترین مواردی که در PMP مشخص می‌شوند شامل: