منشور پروژه

1:شرح و عنوان پروژه(Project Title and Description)

 در این بخش، مشخص می گردد پروژه چیست؟  بیش از چهار ماه پیش دپارتمان تضمین کیفیت، متوجه شد که خیلی از مشتریانمان برای سفارش یک قطعه، بیش از 4 برابر بیشتر از روش سفارش آنالین وقت صرف می کنند.لذا هدف اصلی این پروژه سرمایگذاری برای رفع مشکل و پبدا نمودن راهکار می باشد.دپارتمان کنترل کیفیت جزییات دقیقتری از مشکلات دارد که می تواند به سریعترانجام شدن پروژه کمک کند.

2: سطح اختیارات و مدیر پروژه انتخاب شده(Project Manager Assigned and Authority Level)

در این بخش، مشخص می گردد مدیری پروژه کیست و چگونهمی تواند پروژه را رهبری نماید و همچنین چگونه می تواند تصمیم گیری، مدیریت و پذیرش تغییرات برروی بودجه، زمانبندی، منابع انسانی و غیره بر عهده داشته باشد. علی فروزش، مدیر پروژه این پروژه است و دارای اختیار برای انتخاب تیم پروژه، تعیین بودجه نهایی پروژه می باشد.

3:مورد کسب و کار(Business Case)

در این بخش، مشخص می گردد چرا پروژه می بایست انجام شود؟بر اساس کدام بودجه و یا اصلی می تواند انجام این پروژه را توجیه کرد؟شرح هدف و توجیه پروژه نوشته می شود.این پروژه با اهدف جلوگیری از شکست وفاداری مشتریان انجام می پذیرد.با انجام این پروژه، ما انتظار بهبود رضایتمندی مشتری و بالا بردن سرمایه شرکت به میزان 200000دلار در سال اول و کاهش خدمات فیزیکی مانند تماس مشتریان را خواهیم داشت.به عنوان یک مزیت جانبی، ما امیدوارم که با رفع مشکلات بیان شده، کمک به بهبود رضایت مندی مشتری نماییم.

4: منابع اولیه پروژه(Resources Preassigned)

در این بخش، مشخص می گردد که چه میزان منابع برای انجام پروژه نیاز داریم.آرین و شروین به دلیل تخصصشان در حوزه فناوری اطلاعات قبلا به پروژه ملحق شده اند.سایر منابع توسط مدیر پروژه مشخص می گردد.

5: ذی نفعان(Stakeholders)

در این بخش، مشخص می گردد که چه کسانی بر روی پروژه و یا از طرف پروژه تاثیر منفی و مثبت میگذارند و یا می گیرند. ذی نفعان شامل امید نماینده دپارتمان کنترل کیفیت، زهره نماینده خدمات مشتری، علیرضا نماینده بخش مارکتینگ می باشند. این افراد برای کمک به پروژه در صورت نیاز مدیر پروژه، در دسترس هستند.

6: نیازمندیهای شناخته شده ذی نفعان(Stakeholder Requirements as Known)

در این بخش، نیازمندیهای و قابلیت های مرتبط با حیطه(اسکوپ) محصول و پروژه مشخص می گردد. در اغلب مستندات منشور پروژه، نسخه فنی وجود دارد که به پیوست آورده می شود. این مستند جزییات مشخصات سیستم مورد نیاز و نیازمندی های و قابلیت های آن را نشان می دهد. پروژه می بایست از داده های موجود در دپارتمان کنترل کیفیت استفاده نماید.

7:شرح محصول/تحویل دادنی ها(Product Description/Deliverables)

در این بخش، مشخص می گردد که خروجی های مورد انتظار پروژه چیست و ما در انتهای پروژه شاهد چه چیزی خواهیم بود.

الف: یک گزارش که نشان میدهد چه تعییراتی می تواند انجام شود،چه مقدار آن تعییرات هزینه دارد و کاهش مورد انتظار زمان در این گزارش باید از کلیمات کمتر استفاده شود و بیشتر بصورت گرافیکی باشدو همچنین باید بصورتی باشد که دینفهان خود بتوانند این گزارش را بصورت الکترونیکی تهیه نمایند.

ب: لیست تعاملات مورد نیاز با مشتریان برای تکمیل تغییرات

ج: ساختار شکست پروژه، طی 2 هفته، و خروجی های که درون آن هستند و لیست ریسکهای آن

8: فرضیات(Assumptions)

در این بخش،مواردی که اعتقاد داریم بصورت پیش فرض صحیح می باشند اما برای اثبات آنها مدرک و سندی نداریم،مشخص می گردد.

الف: برای این پروژه سخت افزاری جدید مورد نیاز نیست

ب: شبکه اینترنت و اینترانت شرکت، توانایی پشتیبانی از این سیستم را دارد.

ج: متخصصات و برنامه نویسان موجود، توانایی حل مشکلات مطرح شده را دارند و می توانند به اهداف مد نظر برسند.

د: منابع داخلی ، زمان لازم برای انجام پروژه را دارند.

9: محدودیت ها(Constraints)

در این بخش، فاکتور هایی که باعث محدود شدن توانایی ما برای تحویل پروژه می شود را مشخص می گردد.

1:WBS می بایست در طول 2 هفته تکمیل و نهایی شود.

2: ریسک رجیستر می باشد در طول 3 هفته تکمیل و نهایی شود.

3: می بایست تنها از نیروی داخل سازمان برای تکمیل پروژه استفاده نماییم.

10: سنجش اهداف پروژه(Measurable Project Objectives)

در این بخش، مشخص می گردد که چگونه پروژه با اهداف سازمانی گره خورده است. چگونه اهداف پروژه، اهداف سازمان را پوشش می دهند.هدف از انجام این پروژه بهبود رضایت مندی مشتری برای سفارشات آنلاین به میزان به میزان 95 درصد و کاهش زمان ثبت سفارش توسط مشتری به میزان 25 درصد می باشد.حیطه و رضایت مندی مشتری، 2 اولیت اصلی این پروژه می باشند که ارتباط نزدیکی با زمان و هزینه دارند.

11: الزامات پذیرش محصول(Project Approval Requirements)

در این بخش، مشخص می گردد که چه آیتم هایی برای پذیرش پروژه مورد نیاز است و چه کسی آن را تایید و امضا خواهد کرد و معیار موفقیت آن چیست؟.پذیرش این پروژه شامل :

الف: حامیان پروژه، قبل از هر فعالیت آتی برنامه ریزی، می بایست WBS  را تایید نمایند.

ب: حامیان پروژه، قبل از هر فعالیت آتی برنامه ریزی، می بایست Risk Register را تایید نمایند.

ج: پروژه نهایی می بایست توسط حامیان پروژه تایید شود.

12: ریسکهای کلان پروژه(High-Level Project Risks)

در این بخش، فرصتها و تهدیدهای بلقوه مشخص می گردد.

الف: با توجه به آنالیزهای صورت گرفته از رضایتمندی مشتریان، این پروژه ممکن است باعث  بهبود سطح رضایتمندی مشتریان شود که نتیجه آن حفظ مشتری خواهد بود.

ب: به دلیل آنکه ما در این حوزه تحصص اندکی داریم، پیدا سازی این راهکارها می تواند باعث ایجاد ناامیدی و تاخیر در مشتریان شودکه نتیجه آن از دست دادن کسب و کار می شود.

ج: به دلیل مشکل بودن ارزیابی این سیستم، تغییر در قابلیتها و نیازمندیهای سیستم می تواند تاثیر بر روی سایر عملیات کسب و کار شود.